中华教育网信息系统量化项目管理的目的在于量化的管理项目,以达成项目已建立的质量与过程性能目标。
1、量化管理包括统计思维方式与各种统计技术的正确使用,量化管理项目过程域包括两个具体目标:
1)准备量化管理项目:主要工作是进行量化管理的准备工作。
2)量化的管理项目:量化的管理项目主要工作是使项目得到量化管理。
2、作为IT企业,在开始选择度量时,可以从少数的度量值入手。
适合起步阶段的度量方案:
1)生产率
2)质量
3)规模成本
4)时间
为了完成这些度量体系,需要更多其他度量,例如表示规模的代码行、功能点,表示工作的工时数,表示质量的缺陷数,表示时间的日期,表示成本的金钱等度量指标。
3、度量就像一把尺子,衡量合乎标准、规则、计划的情况。
4、从宏观上,可以将度量分为过程度量、项目度量、技术度量。
1)过程度量是量化了用于软件开发的环境或者过程的特征,过程试题具有战略性目的;
2)项目度量量化了被开发软件项目的特征,项目度量具有战术性目的;
3)技术度量是评估技术工作产品的质量。
GQM(目标-问题质量)和PSM(实用软件度量)是两种重要的试题方法或者技术。
用数据说话,是作为管理者一项必备的素质。而在管理系统中预测、计划、控制、报告都是以量化的数据作为基础,可见量化管理在项目管理中的重要性。即使在每天喊量化管理时,仍存在一些不足。
1、项目管理中量化管理常犯的五个错误:
项目管理中涉及四个环节,无论是报告式的文字还是表格式的管理工具,数据是经常见到的。如果有效的避开一些可以避免的错误,我们的量化管理才能起到真正的作用。
1)定性分析多余定量分析(预测、计划、控制、报告)
现象:四个环节,工作人员用了大量描述性的文字向下级下发通知,向上级汇报工作。最常见的语句如:“通过这段时间的努力,我们提升了市场占有率,使我们的销量稳定地维持在一个较高的水平上。针对我们目前存在的问题,我们采取了内部整顿、外部改善等一系列计划,结果证明,我们增加的努力得到了积极的响应。目前,一切都在掌控之中。”
定性分析多必导致工作的模糊,而工作的发展和进度又必须以数据为基础的。所以在上面案例中,存在很多定性带来的问题。比如,在工作汇报中,“通过这段时间”是错的,其他的如下:
“过去的33天,我们通过提升人员工作效率、改善激励政策、加强客户关系,使得我们的工作效率提升了20%、客户满意度提升了35%,市场占有率提升了12%,环比去年同期,我们的销量增长120%,并且连续4周维持了这一较高的水平。针对目前存在的产品包装破损、容量不够两个问题,我们采取了加强生产线管理、严抓检验两项工作,经过3周的努力,次品率已经降低了3个百分点。”
两段汇报不同的是,提升后面不是说“市场占有率”,而是多少。不是“较高的”而是具体的数据。不是“存在的问题”,而是什么问题,所有词眼必须是具体的现实的问题,而不是模糊的定性的描述。
2)结果小于计划(计划模糊)
现象:计划制定了,经过执行发现结果往往小于计划。领导不满,属下也充满委屈,明明计划就是这样,为什么领导还不满意?
结果小于计划时,一个重要的方面就是计划的模糊,并且下属没有得到精确的解读。所以,他们认为自己经过努力实现了,但在领导看来,却没有实现。另外就是对执行的不到位和控制的不量化,但针对此类问题,计划制定后,团队是要按照这个目标进行工作的,并且务必要实现这个目标。因此,在制定工作计划的时候,一定要给所有人员一个明确的量化的目标,如果可以,在量化的计划之外,还应给出具体可行的工作指导方法。
在人员激励中,往往存在一个错误,即激励政策在计划中的缺失。例如,达到目标的80%为保底,100%奖励利润的1%,120%奖励利润的2%等。此时,作为执行人员会考虑一个问题,一旦自己的工作超过目标,管理者有可能将考核的基准提升,一旦连续几次超额完成,那么接下来自己将面临更大的压力,为此,执行人员可能隐瞒自己的实力,实行逐步提升自己工作业绩,这一案例就突出的显示了激励政策在计划中的问题。
经过反复试验,发现考核可以以计划为最高奖励激励执行人员,如完成100%的情况下,奖励最多,完成高或低都将低于完成100%业绩的情况,这样一来,就保证了所有执行人员计划的真实性。
3)数据没有甄别(只使用正确信息)
现象:量化的观念已经深入人心,方法也得到普及,但由于执行人员素质参差不齐,对自己得到的数据理解不一,凡是数据纷纷作为依据将工作反馈给上级。结果却发现,通过一系列的分析,所得结果远远高于现实情况,明显有水分。
作为执行人员,掩盖自己的错误,并争取良好的表现是人性中的弱点。但这种虚假上报的行为却于工作不利,大大损害了量化真实性的原则和底线。如不加以辩解和甄别,作为决策的依据进行执行,可想而知结果会是什么样的。
针对这种情况,雷诺瓦管理咨询的顾问们都会要求得到的数据进行有据可查的追溯,并对结果进行预估核对,对于明显不符要求的数据进行处理,直至所有数据真实有效才作为分析的依据。
4)控制没有量化(时间数量人物方法)
现象:量化的计划被执行,但控制没有量化,时间没有具体到每个人身上,需要的结果没有量化为具体的数量,人性弱点再次发挥了优势,往往就会出现常说的“大锅饭”现象。
是否将所有计划和控制都具体到人头上,是管理中的一大难题。因为团队作业和单体作业各有优势,而并非所有工种都能将任务分解到具体人头上,就造成了团队作业的天然土壤,一旦控制没有具体到人头上,或是无法具体控制到人头上,那么管理中就会出现控制不可量化的现象。
5)量化范围模糊(具体到什么程度)
现象:量化范围模糊,没有具体到真正的细节,最终导致执行结果出现偏差。
点评:针对量化范围模糊的问题,有人不认同这是一种错误,因为领导风格的不同导致,但从结果导向看,量化范围模糊不是最关紧要的。如此一来,或是团队规模小,执行人员有着较高的自觉性能避免此类错误。而现实中,规模较大的团队较多,就无法保障整体作业的觉悟性,管理之所以存在,就是要解决此类的问题。
2、项目管理之量化管理的核心要素
项目管理之所以有量化管理,其目的在于无论出现任何意外情况,都务必保障所有结果准确无误的达成。因此,我们从开始到结果,都必须以量化的数据进行监督和检验。
1)目标要量化
目标量化要具体到每个细节,“客户满意度要提升20%、市场占有率要提升10%等”,对于所有需要解读的地方,一定要使每个人确认理解为止,必要时进行抽查核实他们得到的信息是否是完全理解。
2)方法要量化
在项目管理中,方法要量化往往被人忽视或者是弱化。领导给出了目标也进行了全面的解读,但没有给出方法或是给出的方法不适用。
这里并非要求所有执行人员千篇一律的刻板执行,但作为一个参考方法,能减少人员工作的浪费。特别对于基层管理人员来说,是实用的。至于高层管理者,则另当别论,因为他们面临的问题是要发挥自己的主观能动性接受任务,这点是基层人员无法达到的。
3)结果要量化
对于结果量化,上面有所阐述。这里需要提醒的是,结果不能只有一个,在一个大的结果下,应该有阶段性的小结果,以便不断地调整以适应新的情况,最终保证大的结果完全实现。
3、量化管理需要注意哪些问题
除此之外,量化管理还需注意哪些问题?这里作为尝试性的探讨,给出一些自己的拙见
1)真实有效-去伪存真
量化管理,数据的真实性是作为使用的底线,数据的有效性是需要管理者甄别筛选的,并非所有数据都有用,一些干扰性的数据要进行排除。在去伪存真的过程中,需要保持敏锐的观察力和对事实高度的洞察力。
2)全面发展-有意识的
在所有数据中,对数据的缺失和对未来发展的不预见性,都能导致量化管理的不到位。因此在量化管理中要能用全面的、发展的眼光看待这些数据,并能有一定的预见性,预估未来发展的趋势,以更好的利用现有的数据。
在这里提到三个字“有意识”,即无论是什么数据,都能有意识的发现它的潜在作用,只要是真实有效的数据。
3)联系系统-整体观念
数据不是单一的孤立的存在的,因此在量化管理时要注意数据间的联系性和系统性,以保证数据与数据之间是整体的联系的,往往在数据与数据之间,能产生很多有用的信息。
量化管理,作为管理中一个重要的作业方法,不仅给管理者带来科学的依据,而且能在量化管理中让自己的团队得到成长和发展。
在一些企业,他们以“用数据管理”作为年度活动主题,时刻提醒自己的员工用数据管理,也许,企业的发展并非一日千里,但要求自己每天进步一点点,每天都要有所进步,不断坚持下去,量化管理就会发挥其效应。
班级量化治理案例分析
“量化治理”的目的,是使全体学生得到开展,不同层次的学生、不同特点的学生,能够依照本人的情况确定目的。恰当地运用“量化治理法”进展班级治理,能够表达素养教育的主动性和全面性,全面理解学生的每一个细小的进步,有利于学生的开展。
通过反复试验,班级采纳量化治理的内容有:作业、值日、仪表、保洁、出勤、课间操、眼操、自习课纪律、学习进步加分、集体活动、好人好事等10多项内容。这种方法,不仅留意对学生每日行为标准作出评价,还留意引导学生追求学习上的进步,引导学生关怀集体,多参加集体活动,关怀别人,多做好人好事。学生在这些量化治理标准的引导下,多方面严格要求本人,综合素养得到了非常大提高。
“量化治理”的治理方法是: (1) 每个学生底分均为60分,一周内不被扣分则加4分,假设一周内违背细则,则按次数多少扣分,扣分的分值是每次1分。(2)每天设值日班委治理事务,并负责填写班务日记、记录每天情况。(3) 周末由德育委员依照班务日记的记录,统计各人得分,每周一公布。定期公布,有利于鼓舞优秀者,警醒落后者。(4)学生个人德育分,等于一个学期积累起来的分数加上职务奖励分和参加集体活动奖励分的总和。(5)依照德育分由高到低评出德育优秀、良好、合格的学生,并据德育成绩评定三好学生。这些东西并不是班主任定出来,班主任制定出来的规则学生内心有抵触情绪。班主任把自己的办法交给学生讨论,由学生本人讨论制定的量化细则和治理方法往往更缜密,更实在可行,更能得到学生的支持,更容易贯彻执行。道理非常简单,由学生本人认同的东西,没有理由不执行。
制定出细则之后,就要实行量化治理。在此往常,学生还从来没有如此做过,非常多东西不明白,怎么办?一是做好干部的思想工作,激发干部参与治理的热情,提高责任感。二是教给他们详细的操作方法,及时协助他们调整、制造条件,让学生干部获得成功。例如:劳动委员要负责监管每日课室和包干区的卫生工作,每周专用室和课室大扫除的卫生工作,非常多同学都认为劳动委员的任务过于艰巨繁重,非常害怕当劳委。为此,老师把原来一个劳动委员的工作,分成课室日常卫生治理、包干区卫生治理、专用室和课室大扫除等几大部分,由三个劳动委员负责,并按周轮换岗位。然后再教他们把工作细分成假设干个步骤,一一施行。另外,老师还辅导他们设计情况记录表,及时反应情况。由于劳动委员的工作量得到调整,同时监管得法,因此班里的卫生搞得非常好。
推行量化治理之后,该班治理就非常轻松了,学生害怕丧失治理分,因此一举一动都严格按照量化细则来。有的同学在这个方面违背了纪律,为了把减少的分数追上来,就本人主动做好事,构成了改正错误的自动鼓舞机制。有一个差生,他由于没有及时做好作业,量化分下来了,妨碍组内排名。他找到老师,要求去给学校挑垃圾,加一些分数。老师容许了他的要求。由于他的努力,组内的分数加上来了, 他那组该周不但没有被批评,反而排上了龙虎榜的第一名,学生自己也觉得十分骄傲。
采纳“量化治理法”对班集体进展治理,是以“法”治班的一种表达。但片面地强调“法”治,无视情感熏陶教育,往往容易使学生构成逆反心理,妨碍教育效果。善待学生,以情动人,以理服人,更能得到学生的理解,更利于“量化治理法”的施行。
施行“量化治理法”的目的之一,是使全体学生得到开展,坚持公开、公正原则,更能表达教师对全体学生的尊重,更公平、更有说服力、更利于引导学生健康开展。一个人的良好适应和一个集体的良好风气的构成,要靠日日夜夜的坚持,点点滴滴的积累,因此,量化治理一经施行,就要认真落实,坚持到底。
量化管理用数据说话,客观性强。工作绩效量化,易于实现科学管理。有利于增强各岗位工作人员的责任心。能够激发员工的工作积极性。可以与过去比较,科学拟定新的工作目标。有利于分析分析问题原因,提出改善措施。
武汉纺织大学管理学院 黄心怡
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